教大家選使用哪種文書軟體好？Microsoft 365 家用版 VS Google Workspace

不知道大家平常在用的文書處理軟體和雲端服務有哪些？無論是上班或是學生族，主要還是以微軟的 Office 系列軟體居多，畢竟 Microsoft Office 最初的版本在 1989 年就推出了，雖然需要付費但是因為習慣且好用的關係，因此在市占率方面，還是比其他同類型軟體商還要高出許多！許多人會拿 Google Workspace 與微軟的 Office 365 服務做比較，不過它們在本質上就有不少的差異；文書處理軟體和會議系統的選擇多半是在學校或企業這端，但因為若要使用自己的電腦就得自行付費使用，因此消費者在選擇使用上就要精打細算些！

 

過去 Google Workspace （G Suite）因為使用的門檻較低因此成為企業與校園使用族群的新選擇，但 Google 已宣佈 Google Workspace 將開始對校園、公益團體和企業開始收費，因此建議大家這時務必好好檢視自己到底今後該選擇哪些雲端服務與應用程式。免費的當然不能錯過，而付費的選擇則考驗大家的智慧，若能選擇要用的應用程式，建議可從無學習障礙者優先。值得留意的是，隨著影音畫質的不斷提升，檔案的也越來越大，免費的雲端儲存空間很快就不敷使用了！雖然說找尋多種免費雲端空間是個解決方案，但是整合管理也是麻煩，且不知名的平台還會有資安外洩的風險！

 

 

認識 Microsoft 365

Microsoft 365 就是之前的 Office 365！可跨平台在多部 PC / Mac、平板電腦和手機上安裝使用 Office 應用程式、同步存取分享文件，分有個人版與家用版，以及商務、企業與教育版。Microsoft 365 家用版可供 6 位使用者使用，每人都有超大容量的 OneDrive 1TB 雲端空間，且在訂閱期內能免費更新 Office 應用程式到最新版本。這些應用程式包含了：Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook、Publisher，OneNote（Publisher 和 Access 僅提供 Windows 版本）。

 

消費者在訂閱 Microsoft 365 期間，可線上交談或電話獲得 Microsoft 提供的免費技術支援。

 

Microsoft 365 分有家用版、個人版，以及 Office 家用版2021（單機買斷形式）的服務差異表，其中前兩者為月租型適合多裝置使用者（最多 6 人），以 6 人共用家用版為例，平均每個月每人只要負擔 44.3元（每日約 1.48元）

 

Microsoft 365 還有商務版，目前共有四種資費方式

 

簡單來說，無論是家人、學生或上班族們互相「揪團」來申請 Microsoft 365 家用版服務，只要湊滿 6 人就能讓大家每天只要負擔 1.48 元的銅板價，就能享有多裝置使用 Office 應用程式以及 1TB 的雲端大資料存取權限喔！

 

只要在瀏覽器上登入 Office 帳戶，就能隨時存取與編輯 OneDrive 上的雲端資料；若有需要也可以是自己的需求將 Office 應用程式安裝到自己的電腦或者是行動裝置上！

 

 

Google Workspace 與 Microsoft 365 主要的差異

Google Workspace 是 G Suite 改版後新名稱， 服務主要包含有 Gmail 企業信箱、Google Drive 雲端硬碟、Google Meet 視訊會議、Google Calendar、Google Chat 即時通訊、Google 文書編輯工具（含 Docs 文件、Sheets 試算表、Forms表單、Slides簡報..），以及 Google Sites 協作平台、Google Keep共用記事、Google Apps Script..等。

請注意喔，Android 手機用戶會使用的 Google One 和 Google Workspace 是不一樣的！Google One 功能包含付費儲存空間方案（由 Google 雲端硬碟、Google 相簿和 Gmail 共用）、特定 Google 產品的客戶服務、家庭共享功能，行動裝置資料備份與還原。簡單來說 Google One 只有三種雲端的使用功能，而 Google Workspace 除了雲端服務之外，還有 Google 文件的使用功能。不過申請 Google Workspace 服務並不像申請 Microsoft 365 這麼簡單，畢竟因為是屬於企業機構或學校、非營利機構用途，因此在申請與認證上恐非一般使用者能理解與申請！

 

Google Workspace 包含了上圖中一些應用程式與雲端應用，但是這些 Google Workspace 服務大家都使用過嗎？Drive 雲端空間多數人因為免費都會用到，而 Google 手機使用者會用到 Gmail 與 Calendar，以及雲端儲存空間服務。

 

Google Workspace 分有多種方案，但即便每年近兩千元的服務也只有提供最多 30GB 的雲端資料儲存空間！其定價方案中最低的是 Frontline，每年收費 1780元（約每月148.3元/每日約4.94元），雲端空間只有 2GB非常不夠用。而再上來就都是商務版，Business Starter 是每位使用者每月NT$160 （雲端空間有30GB），Business Standard 每位使用者每月 NT$320（雲端空間有1TB）。

 

 

Google One 則是單純的只有涵蓋以手機使用者為主的雲端資料備份、轉移，以及資料儲存功能；免費方案有 15GB 的雲端儲存空間，但不包含 Google 所有的應用程式服務。

 

 

雲端資料儲存空間與文書處理軟體怎麼選擇？

雖然現在流行說「小孩子才做選擇我全都要！」，但實務上建議還是先分析自己日常使用電腦、軟體與相關服務上的需求再來定奪；雲端資料儲存的空間要多大？是否需要與它人協同使用文件？學校或公司要求使用的文書處理軟體有哪些？先把這些必要的清單列出來思緒就會比較清晰些，否則可能就會多花了不必要的冤妄錢！

學生們的作業與報告通常使用的是微軟 Office文件（主要包含了 Word、Excel、Power Point），另外還有 E-mail 信箱與雲端存放檔案空間需求；學校作業多半使用 MS Office 軟體不打緊，但只有在校園的電腦中才能使用，因此若要在外或家中以自己的電腦使用，就需要自行購買。而雲端空間和電子郵件比較不會被規定而限制，因此這部分可以主要選擇有提供免費服務的業者。

而上班族和學生族群一樣，有些公司常用的文書軟體是微軟的 Office（特別是資深或跨國的大企業），有些則是沒有限制，讓小組織成員自行決定。若不想繼續待在辦公室加班，多數人會將工作所需的文件儲存到隨身碟或雲端上，回家後用自己的電腦再繼續編輯，特別是這兩年疫情影響之下居家辦公與開會已成日常！但企業可能和校園一樣頂多在辦公室的電腦上提供 Office 軟體使用權限，但若要在家裡使用自己的電腦就得自行解決！此外除了自己之外，家人們也都會經常使用相關軟體，因此多人版的文書處理軟體與雲端服務就成為多入人最智慧的選擇（如 Microsoft 365 與 GoogleWorkspace）！由於 Microsoft 365 可以讓使用者下載 Office 應用程式，因此毋需上網就能進行操作所需的應用程式，因此使用的彈性上比 Google Workspace 更為彈性，且有更好的整合性！

 

Microsoft 365 家庭版購買申請超簡單！

如果選擇使用 Microsoft 365 訂閱服務，可以直接登入微軟帳號後線上購買即可（須以信用卡付款），或者也可以彈性與通路上購買盒裝版，一樣在線上登入微軟帳號後，輸入盒裝內的兌換代碼即可。此外如果有需要的話，申請訂閱服務成功後可以進行應用程式的下載到 PC 或 Mac 上。

 

購買盒裝版的好處是可以利用通路優惠時期購買，費用就會比官網牌價還要便宜！

 

Microsoft 365 訂閱服務申請購買的方式相當簡單，毫無使用障礙！線上付款需要留意週期性計費時間（預設是會自動續用與扣款），可以隨時關閉或取消訂閱

 

如果已是個人版使用者，可以隨時升級成家用版

 

比一比誰比較划算？

據悉 Google 將會把免費用戶轉換為最基礎的 Google Workspace Business Starter，因此我們將它與 Microsoft 365 家用版這兩項同級訂閱服務來做產品列表的比較

Microsoft 365 家用版與 Google Workspace Business Starter 版訂閱制每人最低月租費用比較表

 

 

結語

使用 Microsoft 365 的好處頗多，它整合了好用且可跨平台使用的 Office 各種應用程式和雲端服務，而家庭版每人都有 1TB 的雲端資料儲存空間可以讓大家即便在不同的裝置上都能接續使用同一個文件或者是多媒體檔案！過去懶得將手機內的影片與照片取出存放的人可以善用 One Drive ，將來升級手機就不用擔心新手機容量不足而可隨時存取瀏覽！6人成行者每月只要負擔 44.3元就不用再擔心雲端空間不夠用、沒有 Office 相關軟體能執行的電腦，一個付費服務搞定 6 個家庭成員使用電腦的痛點，如果是只有自己使用的考量就選擇個人版更省錢！

如果經常有多台電腦/平板裝置或者需要經常更換者，One Drive 更可無痛解決資料備份與取出的痛點，每次啟用新裝置後桌面的資料都會接續存在，無需再透過隨身碟或者外接式硬碟來存取備份資料，真的是太方便啦！如此省錢的 Microsoft 365  服務讓大家不用再委屈使用不好用的軟體，大家熟悉的 Office 應用程式通通都能使用！

時間就是金錢！負擔合理的費用來解決日常工作所需的應用程式或服務是正確的觀念，選擇 Microsoft 365 必定能夠提升工作效率，如此一來投資這個訂閱制服務的費用就會無形中給賺回來！加上透過 Microsoft 365 內建的全方位、智慧型、企業級安全性功能，能安心無虞知道個人訊息、裝置、應用程式和資料都受到保護喔！